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ERP設計運用

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  泛普ERP采購模塊的設計

  采購管理是計劃下達、采購單生成、采購單執行、到貨接收、檢驗入庫、采購發票的收集到采購結算的采購活動的全過程,對采購過程中物流運動的各個環節狀態進行嚴密的跟蹤、監督,實現對企業采購活動執行過程的科學管理。采購管理包括采購計劃、訂單管理及發票校驗三個子模塊下面是采購戰略管理圖:

  采購管理模塊的三個子模

  (一) 采購計劃管理模塊

  采購計劃管理對企業的采購計劃進行制定和管理,為企業提供及時準確的采購計劃和執行路線。采購計劃包括定期采購計劃(如周、月度、季度、年度)、非定期采購任務計劃(如系統根據銷售和生產需求產生的)。通過對多對象多元素的采購計劃的編制、分解,將企業的采購需求變為直接的采購任務,系統支持企業以銷定購、以銷定產、以產定購的多種采購應用模式,支持多種設置靈活的采購單生成流程。

  (二) 采購訂單管理模塊

  采購訂單管理以采購單為源頭,對從供應商確認訂單、發貨、到貨、檢驗、入庫等采購訂單流轉的各個環節進行準確的跟蹤,實現全過程管理。通過流程配置,可進行多種采購流程選擇,如訂單直接入庫,或經過到貨質檢環節后檢驗入庫等,在整個過程中,可以實現對采購存貨的計劃狀態、訂單在途狀態、到貨待檢狀態等的監控和管理。采購訂單可以直接通過電子商務系統發向對應的供應商,進行在線采購。

采購.png

  (三) 發票校驗模塊

  發票管理是采購結算管理中重要的內容。采購貨物是否需要暫估,勞務采購的處理,非庫存的消耗性采購處理,直運采購業務,受托代銷業務等均是在此進行處理。通過對流程進行配置,允許用戶更改各種業務的處理規則,也可定義新的業務處理規則,以適應企業業務不斷重組,流程不斷優化的需要。當然具體采購業務主要包括:確定合理的定貨量、優秀的供應商和保持最佳的安全儲備。能夠隨時提供定購、驗收的信息,跟蹤和催促對外購或委外加工的物料,保證貨物及時到達。建立供應商的檔案,用最新的成本信息來調整庫存的成本。具體如下:

  a、供應商信息查詢(查詢供應商的能力、信譽等)。

  b、催貨(對外購或委外加工的物料進行跟催)。

  c、采購與委外加工統計(統計、建立檔案,計算成本)。

  采購流程如下:

  1) 下單

  1、 通常情況下,采購員接到缺料,獲取缺料以下基本信息:存貨編碼,產品型號,數量。

  2、 分析缺料信息是否合理,再將定單下給供應商,定單必須含有以下信息:材料型號,數量,單價,金額,計劃到貨日期。

  3、 采購審核員根據具體情況進行定單審核

  4、 定單傳真給客戶以后,采購員需要與客戶確認采購信息,并要求簽字回傳。

  2) 稽催

  1、采購定單完畢以后,采購員根據采購定單上要求的供貨日期,采用時間段向供貨商反復確認到貨日期直至材料到達我公司。

  3) 入庫

  1、實物入庫

  收貨員收材料之前需確認供應商的送貨單是否具備以下信息:供應商名稱,定單號,存貨編碼,數量;如定單上的信息與采購定單不符,征求采購員意見是否可以收下。

  2、單據入庫

  采購員根據檢驗合格單,將檢驗單上的數據入到用友中,便于以后對帳。但也存在些問題,表現為:外加工的檢驗合格單沒有入庫;采購入庫定單號和數量比較混亂。

  4) 退貨

  采購填寫退貨單,進行定單退貨。

  5) 對帳

  1、 月結表

  每個月月初,各供應商將上月月結表送至我公司,采購員根據我公司收貨員簽字的送貨單,我公司的入庫單據和單價表核對月結表。目前月結表中出現以下不足之處:無定單號,存貨編碼,退貨數量,上月欠款余額,發生額至本期欠款余額等信息。

  2、 增值稅發票

  校對發票上的以下信息:我公司的全稱,帳號,稅號,發票上的材料名稱,數量,金額。

  6) 付款

  根據付款周期編制付款計劃,安排付款。

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