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  在企業的發展當中,隨著公司越做越大,企業內部的組織架構分支也就越多,那么企業在管理內部組織的事務也越來越復雜。尤其是在大型集團化企業中尤為重要,因為其有著復雜的組織架構,人員多、事務也多,人事組織管理的問題也越來越多。針對這種情況很多企業引進OA辦公管理系統來進行輔助辦公,目前來說,OA系統無論是從深化企業組織管理還會提升企業辦公管理效率來說都發揮著積極重要作用。

  一、那么OA辦公管理系統可以解決企業管理當中最主要的難點有哪些呢?

  1、分支機構地域分散,難以進行統一調控;

  2、放權尺度不好把握,太過則控制力弱化;

  3、需要決策的事情更多,經常加班加點

  4、資料存儲分散,查找信息猶如大海撈針

OA組織架構管理系統.png

  當然除了以上的這些問題以外,還有其他的一些問題,在管理企業內部的組織架構上,可以通過OA協同辦公管理系統的核心,幫助企業內部的組織管理提升效果和效率。在企業內部的組織管理當中離不開人、目標、結構、管理這四大要素,在OA辦公管理系統當中同是如此,在協同OA辦公平臺的組織管理,主要是對集團企業單位中組織類的工作管理,分為部門工作管理、工作總結、部門日程及人事管理等,是OA辦公系統一個十分重要的功能。

  二、針對以上所提到分支機構增多的情況,OA辦公系統給出的解決方案是怎么樣的?

  由于企業發展的越來越大,企業的組織機構愈來愈多同時分散在各地,企業管理者難以統一調控,造成信息壁壘,使得管理制度難以貫徹到底。同時,由于企業內部信息資源的分散化造成內部知識共享的成本增加。

  1、那么OA系統作為辦公的統一入口,連接企業各組織機構人員。員工可在線跨地交流、查找資料、線上會議等聚集各方資源,實現統一管控。可以從流程、知識、組織等方面,加強總部對企業制度、組織結構以及文檔資料的統一管控作用。

oa系統組織架構.png

  2、將企業內部所有工作流程化、電子化,解決對于各部門、組織機構規范化管控問題。借助泛普軟件OA系統的權限功能,企業下的組織機構可對流程進行分權管理,并可根據業務需要,自主搭建不同的流程表單。

  3、通過OA系統可以將整個企業的文檔資料分類儲存,實現企業內部知識的高效共享。同時,通過對文檔權限進行設置,保障文檔的安全性,也不會增加知識共享的成本。

  4、針對門戶、文檔、流程、考勤、會議等各個功能模塊實現分權管理。同時系統管理員可以將這些功能的管理權和使用權下發給組織機構的人員,實現各機構的獨立。如泛普軟件的OA系統對組織管理的各功能以下分權:

  A、門戶分權:為不同的組織機構建立不同門戶,給各組織機構人員獨立管理權限。

  B、文檔分權:在系統當中將不同組織的文檔進行存儲建立,可以在每個分類文檔處設置查看、下載、轉存、分享等權限。

  C、流程分權:各組織機構可以獨立管理各自的流程,并可以在每個流程字段當中設置權限保障信息的安全性。

  D、考勤分權:通過考勤分權設置,實現每個組織機構可以單獨管理各自員工的考 勤情況。

OA組織管理系統軟件.png

  通過以上的這些OA功能可打造一個企業統一管控,分部組織可以獨立維護的一體化辦公系統,即使是多個組織機構的管理都輕松了很多。 除了以上的這些具體功能以外,OA辦公系統的組織管理還有沒有其他的一些特點。

  三、OA辦公系統的組織管理的特點有哪些?

  1、每個組織管理當中的各級管理人員可以查看其權限范圍內的人員、部門的相關信息,比如工作計劃、工作總結及進度匯報等,同時對與其管理級別相對應的計劃、總結等進行審核等。

  2、不同組織管理的工作可以采用多種方式進行展示:列表的形式、甘特圖形式、工作計劃圖形式、工作分解結構圖形式及統計報表形式等。從各個層面和視角對該組織架構的工作的時間、邏輯關系、進度等進行體現,可以即時、直觀地反映工作計劃和執行情況。

  3、在OA系統當中每個組織管理的人員可以查看所管轄范圍內部門、人員的日程安排情況,并根據事務的重要性來安排下級人員的日程,同時可以查看部門日程安排、領導公開的日程,需要領導參加的可以通過日程安排給上級領導安排日程。

OA組織架構系統.png

  總之,組織日程可以將參與此事務的相關人員一次進行安排,并設有提醒功能,與即時通訊系統緊密結合,將日程安排通過即時通分發給相關人員。

  4、人的不確定性是企業人力資源管理最難把握的事。人事管理是部門工作管理中的一個組成部分,其內容包括個人資料、工作資料等信息,管理者可時根據管理范圍隨時查看下屬員工的基本信息,以便根據員工能力和特長安排工作。

  OA辦公系統的組織管理更加符合現代辦公管理特點,是各級管理人員專用的系統,是各級管理人員系統地了解企業經營管理信息及輔助決策信息的重要工具。而且可有效打破傳統復雜的工作模式,將工作人員從繁重的日常瑣碎事務中解放出來,讓員工做事更加科學有條理,同時也能夠進一步提高企業的協同管理平臺的運營效率,讓企業穩步發展。

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